A propos du Benelux

Mission d'expert

 

MARCHÉ POUR LE RECRUTEMENT D'UN EXPERT EXTERNE TEMPORAIRE EN COMMUNICATION

- AXÉ SUR LA COMMUNICATION EN FRANÇAIS -

INVITATION À SOUMISSION D’UNE OFFRE


  

1.  Secrétariat général Benelux - mise en contexte 

L'Union Benelux est une enceinte de coopération intergouvernementale qui repose sur un traité (2012) conclu entre la Belgique, les Pays-Bas et le Luxembourg. Active dans deux domaines principaux, (1) le marché intérieur et l'économie et (2) la sécurité et la société, elle souhaite stimuler la coopération transfrontalière durable et numérique entre les pays et jouer un rôle (moteur) de pionnier au sein de l'Union européenne. 

Le Secrétariat général Benelux, une institution internationale à Bruxelles. Cinquante membres du personnel initient, soutiennent et veillent sur la coopération autour des deux thèmes centraux. Il joue un rôle primordial dans la communication du fonctionnement quotidien et des résultats de l'Union Benelux. 

 

2.  Cadre stratégique pour la communication 

La stratégie de communication du Secrétariat général se focalise sur les résultats stratégiques. Les groupes cibles enregistrés dans la base de données des parties prenantes (principalement dans la sphère administrative-politique et la société civile) sont touchés via divers moyens de communication en ligne et hors ligne (site internet, lettres d'information électroniques, brochures thématiques, médias sociaux Twitter/LinkedIn, évènements et conférences). 

Le programme de travail pluriannuel (4 ans) et les plans annuels constituent le cadre de fond de la communication. Ces deux documents reçoivent l’approbation du Comité de Ministres. Les plans annuels mettent en œuvre les programmes de travail pluriannuels. Les deux documents reflètent les dossiers de fond dont s'occupe le Benelux. 

La cellule Communication du Secrétariat général Benelux se compose de deux personnes, un conseiller en communication­ et un gestionnaire évènementiel.

 

3.  Besoin d'un soutien externe temporaire en communication 

Le nouveau programme de travail commun sera lancé début 2021. Comme en 2016, il est indiqué d'apporter un soutien temporaire à la cellule Communication et d'obtenir un nouvel input avec une perspective externe pour contribuer à la conception, également sur le plan communicationnel, de ce nouveau programme de travail commun, et miser au cours des prochaines années sur un cadre uniforme favorisant la visibilité du Benelux. 

Ces dernières années, nous constatons, dans la communication actuelle du Benelux, une série de nouvelles tendances pouvant être intégrées, comme l'impact des médias sociaux et l'importance de toujours communiquer des résultats concrets pour accroitre la visibilité du SG Benelux.

 

4.  Marché

L'objectif de cet appel est de désigner un consultant/expert pour aider à concevoir la stratégie de communication du Secrétariat général de l’Union Benelux. 

Cette expertise externe s’effectuera par une mission ponctuelle qui permettra de compléter les capacités et le service stratégique disponible en interne. 

L'objectif général de cette mission est d'améliorer la qualité et l'impact de la communication du Secrétariat général de l’Union Benelux et de tenir compte des derniers développements. 

L’adaptation de la stratégie de communication actuelle, l’élaboration de nouvelles procédures et des mécanismes se dérouleront selon les 3 grandes étapes énoncées ci-après : 

1. Élaboration d’une stratégie de communication adaptée au public cible :

  • Reformulation de la vision et des messages clés, des objectifs, des parties prenantes, des outils et de l’analyse des risques.

2. Détermination d’un plan opérationnel

  • Rédaction des procédures, planification et exécution du plan de communication et derniers développements technologiques.

3. Suivi et évaluation

  • Monitoring et analyse. 

Le projet débutera en septembre 2020 et se terminera en février 2021.

 

5.  Votre proposition 

Nous demandons de reprendre les éléments suivants dans la proposition : 

1.  Vision (max. 2 A4) du marché complétée par un plan d'approche concret reprenant les étapes et délais.

2.  Prix forfaitaire (hors TVA) en euros pour la totalité du marché, y compris les frais de déplacement ou d'autres frais liés au marché.

Budget indicatif pour ce marché : 12.500 euros

Pour information : pour le graphisme et l'impression, le Secrétariat général travaille déjà avec une société externe. Ces couts n'entrent donc pas dans le budget de ce marché spécifique.

3. Expérience dans des missions similaires et présentation du ou des experts chargés du marché :

  • Expérience et expertise avérées (avec indication de références). Une expérience dans un cadre international et transfrontalier est un atout.
  • Ajouter le(s) CV.
  • Connaissance avérée du français ou du néerlandais (langues de travail du Benelux). La connaissance de l’autre langue de travail est un atout.

 

6.  Critères dont il sera tenu compte pour la sélection de la proposition la plus intéressante pour le Benelux 

Vision et plan d'approche:  40 points sur 100

Prix :  40 points sur 100

Expérience et présentation du ou des experts : 20 points sur 100

 

7. Aspects pratiques 

Le Benelux consulte plusieurs experts/consultants. Le Collège se réserve le droit de renoncer à tout moment au marché et d'éventuellement organiser une nouvelle demande de prix. 

Les offres sont à adresser à monsieur Dirk Caroes par courriel (d.caroes@benelux.int) au plus tard le 1er septembre 2020. 

Période d'exécution du marché : de septembre 2020 jusqu'au début du lancement du nouveau programme de travail commun prévu en janvier-février 2021.

Langue de votre proposition : néerlandais ou français

Durée de validité de votre proposition : 75 jours à compter de la date ultime d'introduction des propositions. 

Si vous faites l’objet d’une condamnation pénale affectant votre intégrité professionnelle, êtes en faillite, faites l’objet de créances fiscales ou sociales ou n’avez pas de compétences techniques, votres proposition sera exclue. 

Le Benelux évaluera les propositions reçues à la lumière des critères d'évaluation susmentionnés. Les propositions qui ne satisfont pas, ou pas suffisamment, aux conditions ou aux objectifs peuvent être écartées. Le Benelux peut inviter un ou plusieurs experts à des discussions sans toutefois y être obligé. Le Benelux peut également demander des propositions adaptées à un ou plusieurs experts/consultants.

 

8.  Contact 

- pour toute question de fond relative à la communication :  Nick Van Haver (n.vanhaver@benelux.int)

- pour toute question juridique :   Evelyne Van Marcke (e.vanmarcke@benelux.int)

 

9.  Dispositions contractuelle 

Les dispositions contractuelles proposées par le Benelux dans le cadre du présent marché sont jointes en annexe à la présente demande de prix.

 

10.  Annexe

- Dispositions contractuelles (doc. 20-SG-I(NO-018rev)FR).

 

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