Over de Benelux

Expertenopdracht

OPDRACHT VOOR EEN TIJDELIJKE EXTERNE COMMUNICATIE-EXPERT

- GERICHT OP NEDERLANDSTALIGE COMMUNICATIE -

UITNODIGING TOT HET INDIENEN VAN EEN OFFERTE


 

1.  Situering Secretariaat-Generaal Benelux 

De Benelux Unie is een intergouvernementeel samenwerkingsverband op basis van een Verdrag (2012) tussen België, Nederland en Luxemburg. Actief op twee kernthema’s (1) interne markt en economie en (2) veiligheid en samenleving wil het de grensoverschrijdende duurzame en digitale samenwerking tussen de landen stimuleren en een voorlopers (motor) rol spelen binnen de Europese Unie. 

Het Secretariaat-Generaal van de Benelux, een internationale instelling te Brussel. 50 personeelsleden initiëren, ondersteunen en bewaken de samenwerking op de twee kernthema’s. Het speelt een leidende rol in de communicatie van de dagelijkse werking en resultaten van de Benelux Unie.

 

2.  Communicatie strategisch kader 

De communicatiestrategie van het Secretariaat-Generaal berust op focus van beleidsresultaten. De doelgroepen in de stakeholdersdatabase (hoofdzakelijk in de administratieve-politieke sfeer en middenveld) worden bereikt door verschillende on en offline communicatiemiddelen (website, digitale nieuwsbrieven, themabrochures, de sociale media twitter/linkedin, events en conferenties). 

Het inhoudelijke kader van de communicatie wordt gevormd door het meer jaarlijks werkprogramma (4 jaar) en de jaarplannen. Beide documenten krijgen de goedkeuring van het Comité van Ministers. De meer jaarlijkse werkprogramma’s worden uitgevoerd door de jaarplannen. Beide documenten geven een beeld van de inhoudelijke dossiers waarmee de Benelux bezig is. 

De communicatiecel van het Benelux-secretariaat bestaat uit twee personen: 1 communicatie­adviseur en 1 communicatie en eventmanager. 

 

3. Behoefte aan tijdelijke externe ondersteuning communicatie 

Begin 2021 wordt het nieuw Gemeenschappelijk Werkprogramma gelanceerd. Net zoals in 2016, is het aangewezen om de communicatiecel tijdelijk te ondersteunen en nieuwe input te krijgen van externe hoek om dit nieuwe Gemeenschappelijk Werkprogramma ook communicatief mee vorm te geven en de komende jaren verder in te zetten op één uniform kader dat de visibiliteit van de Benelux ten goede komt. 

Gedurende de laatste jaren constateren we een aantal nieuwe tendensen binnen de huidige Benelux-communicatie die kunnen worden meegenomen, zoals de impact van sociale media en het belang om steeds concrete resultaten te communiceren om de visibiliteit van het SG BNL te vergroten.

 

4. Opdracht 

Deze uitnodiging heeft tot doel een consultant/expert aan te stellen om de communicatiestrategie van het Secretariaat-Generaal van de Benelux Unie mee vorm te geven. 

Deze externe expertise wordt uitgevoerd door middel van een ad-hocopdracht die een aanvulling vormt op de capaciteiten en de strategische dienstverlening die intern beschikbaar zijn. 

Het algemene doel van deze opdracht is de kwaliteit en de impact van de communicatie van het Secretariaat-Generaal van de Benelux Unie te verbeteren en rekening te houden met de laatste ontwikkelingen. 

De aanpassing van de huidige communicatiestrategie en de ontwikkeling van nieuwe procedures en mechanismen verlopen overeenkomstig de volgende drie grote fasen: 

1. Uitwerken van een op de doelgroep afgestemde communicatiestrategie:

  • Herformuleren van de visie en kernboodschappen, doelstellingen, stakeholders, tools en risicoanalyse

2. Bepalen van een operationeel plan

  • Opstellen van procedures, plannen en uitvoeren van het communicatieplan en laatste technologische ontwikkelingen

3. Follow-up en evaluatie

  • Monitoring en analyse 

Het project start in oktober 2020 en eindigt het in februari 2021.

 

5. Uw voorstel 

Wij vragen de volgende elementen op te nemen in het voorstel: 

  1. Visie ( max. 2 A4) op de opdracht aangevuld met een concreet plan van aanpak met opgave van milestones en termijnen. 

  2. Forfaitaire kostprijs (exclusief BTW) in euro voor de volledige opdracht, inclusief verplaatsingskosten of andere kosten die verband houden met de opdracht. 

Richtbudget voor deze opdracht: 12.500 euro

Ter info: voor lay-out en druk werkt het Secretariaat-Generaal reeds samen met een externe firma. Deze kosten vallen dus buiten het budget van deze specifieke opdracht.

3. Ervaring in gelijkaardige opdrachten en voorstelling van de expert(en) die met de opdracht wordt/worden belast :

  • Aantoonbare ervaring en expertise (met opgave van referenties). Ervaring in internationaal en grensoverschrijdend verband is een voordeel.
  • CV toevoegen
  • Kennis van het Nederlands of het Frans (werktalen van de Benelux). Kennis van de andere werktaal is een pluspunt.

 

6.  Criteria waarmee rekening zal worden gehouden bij de keuze van het voorstel dat voor Benelux het meest interessant is 

Visie en plan van aanpak:  40 punten op 100

Kostprijs:  40 punten op 100

Ervaring en voorstelling expert(en):  20 punten op 100

 

7.  Praktisch 

Benelux raadpleegt meerdere experten/consultants. Het College kan steeds afzien van de opdracht en eventueel een nieuwe prijsvraag organiseren. 

Voorstellen zijn in te dienen t.a.v. dhr. Dirk Caroes per mail (d.caroes@benelux.int) uiterlijk op 1 oktober 2020. 

Uitvoeringsperiode opdracht: september 2020 tot start lancering nieuw gemeenschappelijk werkprogramma voorzien januari–februari 2021.

Taal van uw voorstel: Nederlands of Frans

Geldingsduur van uw voorstel: 75 dagen te rekenen vanaf de uiterste datum voor indiening van de voorstellen. 

Indien u voorwerp uitmaakt van een strafrechtelijke veroordeling die uw professionele integriteit aantast, in staat van faillissement verkeert, openstaande fiscale of sociale schulden heeft of technisch onbekwaam bent, zal uw voorstel worden uitgesloten. 

Benelux zal de ontvangen voorstellen evalueren in het licht van de hoger vermelde criteria. Voorstellen die niet of onvoldoende beantwoorden aan de voorwaarden of doelstellingen kunnen opzij worden geschoven. Benelux kan een of meer experten uitnodigen voor besprekingen zonder daartoe evenwel gehouden te zijn.  Benelux kan ook aan een of meer experten/consultants aangepaste voorstellen vragen.

 

8.  Contact 

- voor inhoudelijke communicatieve zaken: Nick Van Haver (n.vanhaver@benelux.int)

- voor juridische zaken: Evelyne Van Marcke (e.vanmarcke@benelux.int)

 

9.  Contractuele bepalingen 

De contractuele bepalingen die Benelux vooropstelt voor deze opdracht zijn vervat als bijlage bij deze prijsvraag.

 

10.  Bijlage

- Contractuele bepalingen (doc. 20-SG-I(NO-018rev)NL).

 

Actueel

Alain de Muyser aanwezig op eerste Brusselse Dag van de Meertaligheid

26 sep. 2020 30

In het Brusselse parlement vond zaterdag de eerste Brusselse Dag van de Meertaligheid plaats. Doel is iedereen die rond meertaligheid in Brussel werkt, samen te brengen om plannen en ideeën uit te wisselen.  Alain de Muyser, secretaris-generaal van de Benelux, was eveneens aanwezig... lees meer

De Benelux zet zich in voor relanceplannen inzake circulaire bouw

10 sep. 2020 285

Op 10 september 2020 hebben het Secretariaat-Generaal van de Benelux en de ambassades van het Koninkrijk der Nederlanden en van het Groothertogdom Luxemburg in Brussel een webinar over circulaire bouw georganiseerd. Deze onder Nederlands voorzitterschap gehouden webinar heeft het v... lees meer

Benelux deelt regionale samenwerkingservaring in het kader van de Europese Klimaatadaptatie

25 aug. 2020 298

Klimaatverandering is geen toekomst meer; de afgelopen weken hebben wij in de Benelux dagen op een rij temperaturen gehaald van boven de 30 graden Celsius. Een klimaatadapatiebeleid werkt in deze situatie aan het creëren van groenere of blauwe zones, met name in verstedelijkte gebi... lees meer

meer nieuwsberichten